AlienorWeb est un outil créé par les musées poitevins et
charentais pour le catalogage des collections publiques, leur gestion,
leur documentation et la diffusion des connaissances sur ces collections
: c'est à la fois, une banque de données et le site Internet sur lequel
on peut consulter ces données.
La saisie des données doit être homogène d'un musée à l'autre
pour que celles-ci soient consultables commodément et que les réponses
aux questions posées par toutes sortes de chercheurs ou de curieux soient
pertinentes.
Travaillant dans un esprit ouvert sur les autres bases de
données françaises ou étrangères et sur les recommandations de l'ICOM,
nous avons essayé de compiler le meilleur, de concilier ce qui pouvait
paraître discordant et de créer un outil informatique le plus performant
possible, en privilégiant simplicité et souplesse, propre à favoriser
le catalogage, la documentation et la diffusion des connaissances sur
les collections publiques de la région.
Les rubriques documentaires de la base de données Joconde
ont été systématiquement reprises, parfois dédoublées, parfois avec une
dénomination que nous souhaitons plus explicite pour les personnes moins
familières de la base Joconde que les équipes spécialisées dans la saisie
de la DMF. ; y sont ajoutées les rubriques des bases zoologique et botanique
ainsi que celles nécessaires à la gestion interne des collections, de
leur documentation et à la diffusion des connaissances sur le site web.
Dans chaque masque de saisie (ou grille d'analyse), les
rubriques sont regroupées en plusieurs zones logiques pour faciliter la
saisie ; ces regroupements sont, pour partie, arbitraires : par exemple,
on aurait pu diviser la zone Description en deux zones, l'une pour les
rubriques qui relèvent de la seule analyse objective, l'autre pour celles
qui font aussi appel à l'analyse déductive et qui comprennent donc une
part d'interprétation.
Cette aide a pour but de préciser le mode opératoire à appliquer
lors de la saisie, afin que nous utilisions tous les même règles et le
même vocabulaire. Elle est une adaptation de la méthode élaborée par le
ministère de la Culture pour les bases nationales.
Tout en cherchant à maintenir la cohérence la plus grande
possible avec les bases nationales ainsi qu'avec Vidéomuseum, AlienorWeb,
tient compte d'objectifs et de moyens différents :
-
objectifs différents :
AlienorWeb est une
base pluridisciplinaire elle inclue l'analyse des objets d'histoire naturelle,
la description des monuments historiques, les fonds patrimoniaux écrits...
AlienorWeb est non
seulement une base documentaire sur les collections mais aussi, en sus,
une base de gestion des collections, de leur documentation et de leurs
droits ;
AlienorWeb
est un moyen de coopération entre
les structures patrimoniales, d'une part, en mutualisant
des données tout en sauvegardant la confidentialité de la gestion de chaque
structure et d'autre part, en donnant la possibilité d'échanger les compétences
scientifiques parfois très pointues des personnels des structures ou de
leurs correspondants extérieurs ;
AlienorWeb
est un moyen de diffusion au public avec des éditions électroniques ou
bornes interactives qu'elle permet de réaliser, ainsi que par le site
internet.
-
moyens différents :
AlienorWeb est donc un logiciel
qui permet :
- l'inventaire
électronique des collections de musées, des auteurs, des sites patrimoniaux
et de leur documentation ;
- la gestion des collections muséographiques
(mouvement, prêt, restauration, récolement...) ;
- la mutualisation des informations
sur les sites patrimoniaux, les auteurs, la documentation ;
- la collaboration entre les musées : mise
en commun d'informations pour la préparation d'expositions temporaires,
la réflexion sur les thésaurus et l'analyse scientifique des collections
;
- la diffusion au public de l'information
sur les collections des musées, les sites patrimoniaux, les auteurs et
la documentation ;
- la réalisation de sites Internet
et de cédéroms.