Les thésaurus sont, en principe, les mêmes que ceux
des bases nationales et fondés sur les mêmes principes de hiérarchie,
synonymie et association.
Dans les listes de vocabulaire, les termes en majuscules
ne doivent pas être employés comme descripteurs dans les enregistrements
: ce sont soit des termes hiérarchiques très génériques qui englobent
des descripteurs plus fins, soit des synonymes.
Les synonymes qui doivent faciliter la recherche sont
automatiquement remplacés par le descripteur habituel dès lors que ces
synonymes sont dans le thésaurus.
Les listes de vocabulaires proposées ne sont pas toutes
exhaustives ; certaines continuent d'être mises à jour, selon des procédures
de modération, à mesure que la base de données s'enrichit. Les
listes " auteurs " ou " lieux " sont évidemment ouvertes.
Chaque rubrique peut être associée à une liste de vocabulaire,
hiérarchisée ou non. Lorsqu'une fiche est saisie ou modifiée, un contrôle
de saisie est effectué. Ce contrôle vérifie :
Si des rubriques "obligatoires" n'ont pas été
saisies, alors la création de la fiche et sa modification sont impossibles.
Si des rubriques liées à des thésaurus ont été saisies avec
des termes n'appartenant pas à la liste, alors deux cas sont possibles
:
la liste est dite "ouverte"
et, après confirmation, le terme est créé dans la liste ;
la liste est dite "fermée"
et, après confirmation de la saisie, la fiche est créée et un courriel
est envoyé, automatiquement, au "modérateur" de la liste. Le
modérateur peut alors conseiller l'opérateur de saisie quant à l'utilisation
de la liste ou bien intégrer le terme au niveau hiérarchique approprié.
Ces listes gèrent la synonymie (pseudonyme d'auteur ou orthographe
différente) et permettent la recherche hiérarchisée ("Deux-Sèvres"
permet de chercher tous les lieux, dans le département des Deux-Sèvres).