Les clés d'accès à AlienorWeb
Pour pénétrer sur
un des sites d'AlienorWeb, une clé d'accès, en quatre
points, est affectée à chaque utilisateur :
un identifiant ;
un mot de passe que seul
l'utilisateur connaît. En effet, l'application génère automatiquement
un mot de passe qui est envoyé par courriel à l'utilisateur et que celui-ci
doit changer, lors de sa première connexion ;
une conservation
d'appartenance ;
une clé physique (de la
société Rainbow) se branchant sur un port USB ;
Ces quatre points sont obligatoires pour se connecter sur
l'espace privé et Extranet.
Les sites d'AlienorWeb
AlienorWeb comporte deux sites : un site d'accès aux données
et un site d'administration.
Le site d'accès aux données permet de faire l'inventaire
et la gestion des collections.
Le site d'administration permet, à chaque chef d'établissement
:
de créer les utilisateurs
de son espace privé et d'affecter des clés :

de créer des groupes d'utilisateurs,
chaque groupe ayant des accès différents :

et enfin, de définir le
type d'accès aux tables : lecture, écriture, visa (permet de signer électroniquement
la fiche et de donner un visa de diffusion) :


Les conservations
Les accès aux espaces privés sont regroupés en "Conservations".
Pour se connecter à la base de données, les utilisateurs doivent s'identifier
suivant leur conservation d'appartenance. Dans chaque conservation, un
ou deux utilisateurs "administrateurs" peuvent accéder au site
de gestion des droits. Ainsi, ils créent les groupes d'utilisateurs et
leurs accès. Une conservation peut regrouper plusieurs musées. En revanche,
elle ne doit correspondre qu'à une seule entité juridique de gestion de
collections. En effet, l'utilisateur administrateur peut donner les droits
aux visas des fiches, visas
qui sont des "bons à tirer". Par exemple, la ville de Saintes
possède quatre musées mais une seule conservation pour ces quatres musées
et un seul chef d'établissement ; la ville de La Rochelle possède deux
conservations : l'une de trois musées de beaux-arts et l'autre avec le
Muséum d'Histoire Naturelle. Les musées de beaux-arts possèdent un chef
d'établissement tandis que le muséum en possède un autre..
Une conservation peut créer, modifier et supprimer ses utilisateurs
mais ne peut qu'inviter un autre utilisateur dans un de ses groupes.
Une conservation ne peut attribuer des accès aux groupes
que dans les musées qui dépendent d'elle.