h1,h2,h3,h4 { font-family:Arial,Helvetica,sans-serif; } p { color:black;font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:9pt } li { color:black;font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:9pt } hipergate v1.2.1
Manuel d'Utilisation

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Table des Matières

  1. Configuration
  2. Concepts Généraux
  3. Gestion de Contacts
  4. Gestion de Projets
  5. Disque Virtuel
  6. Production de Contenus

 


Configuration

Administration de Sécurité

Domaines

Domaine du Système et Domaine Modèle

Lorsque la base de données d'hipergate est chargée pour la première fois, deux Domaines indispensables pour le fonctionnement de la suite sont créés : le Domaine SYSTEM (1024) et le Domaine MODEL (1025). Ces domaines n'existent qu'à des fins administratives et ils ne doivent pas être utilisés pour des essais ni pour des tâches de programmation.

Le processus de création par défaut génère d'ailleurs 3 autres domaines : TEST, DEMO, REAL, conçus pour servir de support rapide au développement, aux essais d'acceptation et à l'exploitation en réel de la suite.

Le Domaine SYSTEM sert à administrer à pleins pouvoirs les autres domaines. L'utilisateur et la clé par défaut pour accéder à SYSTEM sont : "administrator@hipergate-system.com" / "hipergate".

Le Domaine MODEL sert de base pour faire des copies cloniques et générer de nouveaux domaines. L'utilisateur et la clé par défaut pour accéder à MODEL sont : "administrator@hipergate-model.com" / "model".

F Il est impératif de changer les clés d'accès par défaut à SYSTEM et MODEL afin d'assurer un minimum de sécurité.

F Les données principales du domaine MODEL ne doivent être modifiées en aucune façon. Sinon, le processus de clonation peut échouer et la création de nouveaux Domaines et Zones de Travail deviendra impossible.

Utilisateur et Groupe propriétaires du Domaine

Chaque Domaine possède un seul Utilisateur Propriétaire et Groupe d'Administrateurs à pleins pouvoirs sur ce Domaine. Cet Utilisateur et ce Groupe sont automatiquement générés lors de la création du domaine. L'application ne permet de supprimer le Propriétaire du domaine ni le Groupe d'Administrateurs (quoiqu'il soit possible de changer leur configuration) car, autrement, le Domaine deviendrait impossible à administrer depuis le front-end HTML.

Comment créer des Domaines

Les Domaines d'hipergate ne peuvent être créés qu'étant connecté au Domaine SYSTEM.

Une fois connecté, il faut choisir l'étiquette Configuration et sélectionner le radio button Domaines. Ce radio button apparaît seulement dans le Domaine SYSTEM.

Chaque Domaine possède un identificateur entier unique qui est automatiquement attribué, et aussi un nom qui peut être modifié à tout moment. Les domaines de nouvelle création sont numérotés à partir de 2048. Tous les domaines de 0 à 2048 sont réservés à l'usage interne d'hipergate et ne doivent pas être affectés à des applications d'utilisateur.

Au moment de créer un nouveau Domaine, une Zone de Travail appelée "nomdudomaine_default" est automatiquement générée. Cette Zone de Travail contient une copie des valeurs de consultation par défaut de la Zone de Travail model_default. Pour une explication détaillée du processus de clonation de domaines / zone de travail, voir la procédure createDomain() de la classe com.knowgate.hipergate.datamodel.ModelManager de la référence de l'API JavaDoc.

Zones de Travail

Chaque Domaine peut avoir une ou plusieurs Zones de Travail. Par défaut, les domaines TEST, DEMO et REAL sont préchargés avec une Zone de Travail. Ces Zones de Travail incorporées contiennent des valeurs dans les tables de consultation pour qu'il soit plus facile de commencer l'exploitation de la suite.

Comment créer des Zones de Travail

Connectez-vous à n'importe quel domaine, sauf SYSTEM ou MODEL (il n'est pas permis de créer des Zones de Travail dans les Domaines du système afin de sauvegarder l'intégrité). Choisissez l'étiquette Configuration et sélectionnez le radio button Zones de Travail. L'écran de création de Zones de Travail sera alors affiché. Choisissez un nom exclusif pour la Zone de Travail, sans oublier que les noms des Zones de Travail ne peuvent pas être répétés dans l'ensemble de la base de données. Même si deux Zones de Travail appartiennent à des domaines différents, elles ne peuvent pas partager un nom identique. Pour autant, vous pouvez nommer la Zone de Travail en utilisant le nom du domaine comme préfixe (par exemple, test_mazone). Pour les noms des Zones il faut employer uniquement des caractères ASCII-7.

Comment attribuer des Utilisateurs à des Zones de Travail

Connectez-vous en tant qu'administrateur du domaine, choisissez l'étiquette Configuration, et ensuite sélectionnez le radio button Utilisateurs. Éditez l'utilisateur dont la Zone de Travail par défaut vous désirez changer. Changez la Zone de Travail sur la combobox où la liste des Zones de Travail disponibles est affichée.

F On peut attribuer uniquement des Zones de Travail appartenant au même domaine de l'utilisateur.

Comment activer et désactiver des modules

Les modules d'hipergate sont indépendants et peuvent être utilisés séparément en faisant disparaître les modules superflus du menu principal. Pour activer ou désactiver un module, connectez-vous, en tant qu'administrateur, au domaine souhaité. Choisissez l'étiquette Configuration, puis sélectionnez le radio button Zones de Travail. Cliquez ensuite sur la Zone de Travail souhaitée et vous verrez la liste des applications installées. Pour chaque application, décidez si elle sera ou non visible au menu principal en cochant la checkbox correspondante. 

Rôles

Une Zone de Travail dispose toujours de 4 rôles d'accès : Administrateurs, Utilisateurs Avancés, Utilisateurs, Invités. Pour chaque Rôle et Zone de Travail, il existe un seul Groupe d'Utilisateurs ayant ce rôle.

Comment attribuer des Rôles aux Zones de Travail

Connectez-vous en tant qu'administrateur au domaine souhaité. Choisissez l'étiquette Configuration et sélectionnez le radio button Zones de Travail. Choisissez la Zone de Travail souhaitée et la liste des applications installées sera affichée. Pour chaque application, décidez si elle sera ou non visible au menu principal en cochant la checkbox correspondante. Attribuez des rôles pour chaque application active en utilisant ses combo boxes.

Le rôle d'Administrateur

Les administrateurs d'une Zone de Travail bénéficient de certains privilèges qui peuvent varier d'une application à l'autre. En particulier, et ceci pour toutes les applications standard, seuls les administrateurs peuvent :

Le rôle d'Invité (accès à la lecture)

Le Groupe d'Utilisateurs considérés comme invités dans une application ne peuvent y accéder qu'en lecture, toute modification sur la base de données leur étant interdite.

Utilisateurs

On peut créer un nombre illimité d'utilisateurs pour chaque domaine. Chaque utilisateur est affecté à une certaine Zone de Travail. Normalement, l'utilisateur ne voit que l'information de sa Zone de Travail. Le processus de connexion standard envoie l'utilisateur à sa zone de travail prédéfinie. Mais il est possible d'écrire d'autres protocoles de connexion qui permettent aux utilisateurs de se connecter à n'importe quelle Zone de Travail.

Catégorie home de l'utilisateur

Pour chaque nouvel utilisateur, une Catégorie home est automatiquement générée, destinée à stocker les fichiers personnels et d'autres objets de l'utilisateur.

Groupes

Chaque domaine peut contenir un nombre illimité de Groupes d'Utilisateurs. Le nombre total de permis d'accès d'un utilisateur est le résultat de tous les groupes auxquels il appartient.


Concepts Généraux

Isolement de données dans les Domaines et Zones de Travail

hipergate est une suite d'applications multi-entité. L'information est stockée de telle manière qu'il est possible d'employer la même base de données pour garder l'information de plusieurs clients différents sans que les données interfèrent les unes avec les autres.

Grosso modo, les Domaines représentent des sociétés (ou d'autres types d'organisations), tandis que les Zones de Travail représentent des départements au sein des sociétés.

À un moment donné, chaque utilisateur est connecté à une Zone de Travail spécifique et il ne voit que l'information propre à cette Zone.

Valeurs de consultation

La suite hipergate emploie un système standard pour sélectionner des valeurs de consultation dans l'ensemble des écrans. Pour chaque table base (sociétés, contacts, projets, tâches, etc.), hipergate gère en interne une autre table contenant toutes les valeurs de consultation pour tous les champs de la table base.

Chaque valeur de consultation a une valeur interne (ou un code) ainsi qu'une étiquette traduite pour chaque langue supportée.

Les valeurs de consultation doivent être des valeurs-chaîne. On peut insérer des valeurs numériques ou des dates dans les champs de recherche, mais elles sont en tout cas stockées comme des séries de caractères.

Requêtes

Voici une autre fonctionnalité commune à tous les modules : les requêtes. Elles sont accessibles depuis le sous-menu situé dans le coin supérieur droit de l'écran. Les requêtes disponibles peuvent varier en fonction des modules de l'application qui soient activés. Les requêtes représentent une procédure simple, quoique limitée, de récupérer l'information de la base de données.

Par simplicité, chaque requête peut récupérer seulement des données contenues dans une certaine table ou vue. D'ailleurs, l'interface utilisateur n'admet que 3 critères de recherche par requête.

À l'installation du produit standard, il y a des vues complexes de la base de données qui permettent d'effectuer directement les requêtes les plus courantes. On peut créer aussi de nouvelles requêtes. 


Gestion de Contacts

hipergate offre un système très complet de gestion de la relation clientèle, qui comprend la base de données contacts, la gestion des opportunités de vente et la maintenance des listes de distribution.

Sociétés

Les Sociétés peuvent représenter des clients aussi bien que des fournisseurs, concurrents, partenaires, etc.

Chaque société contient une panoplie d'Adresses et de Contacts. Ces contacts peuvent, à leur tour, avoir leurs propres adresses, de sorte que vous devez décider, au moment de remplir la base de données, si les adresses postales seront affectées aux Sociétés, aux Contacts ou aux deux.

F Il est recommandé d'employer seulement des lettres majuscules pour les noms de sociétés, individus et adresses. Cela facilitera plus tard la recherche et la récupération de l'information d'une façon homogène.

Comment ajouter des adresses

Vous ne pouvez pas ajouter les adresses à une société jusqu'à ce que celle-ci ne soit pas sauvée pour la première fois. Une fois sauvée, vous pouvez y ajouter les adresses depuis l'icône figurant dans la partie supérieure gauche de l'écran, ou bien en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nom de la société.

Comment ajouter des comptes bancaires

Vous ne pouvez pas ajouter les comptes bancaires à une société jusqu'à ce que celle-ci ne soit pas sauvée pour la première fois. Une fois sauvée, vous pouvez y ajouter les comptes bancaires depuis l'icône "portefeuille" située dans la partie supérieure du formulaire.

Comment dupliquer des sociétés

Dans la liste des sociétés, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur la raison sociale, puis choisissez l'option Dupliquer. Au moment de dupliquer une société, ses adresses sont également dupliquées.

Comment catégoriser des sociétés

À condition que l'application Répertoire soit activée, vous pouvez attribuer les sociétés à des catégories créées depuis l'application Disque Virtuel / Bibliothèque d'Entreprise. En utilisant les adresses de chaque société, cette catégorisation peut servir à créer des répertoires hiérarchiques d'adresses et des liens.

Comment classer des sociétés selon les familles de produits qu'elles achètent

À condition que l'application Magasin Virtuel soit activée, vous pouvez classer les sociétés suivant les catégories de produits qu'elles achètent.

Individus

Les contacts individuels peuvent être créés d'une manière indépendante ou attribués à une société. Un contact peut avoir ses propres adresses ou hériter celles de la société à laquelle il appartient, or il est recommandé d'utiliser une adresse indépendante pour chaque contact car cela facilite l'exploitation des données a posteriori.

Comment adjoindre des notes

Dans la liste des individus, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom, puis sélectionnez l'option Ajouter Note.

Comment adjoindre des fichiers

Dans la liste des individus, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom, puis sélectionnez l'option Adjoindre Fichier.

Comment dupliquer des individus

Dans la liste des individus, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom, puis sélectionnez l'option Dupliquer. Lorsqu'on duplique un individu, ses adresses associées sont également dupliquées, mais non ses opportunités, ses notes ni ses fichiers joints.

Comment voir les abonnements d'un individu à toutes les listes de distribution

Dans le formulaire Édition d'individus, cliquez sur l'icône Abonnements située dans la partie supérieure gauche. Toutes les listes disponibles avec l'état d'abonnement à chacune d'entre elles seront alors affichées. Remarquez bien que l'on ne peut ajouter ou éliminer que les individus figurant dans les listes statiques ou directes.

Opportunités

Comment créer des opportunités

Les opportunités ne peuvent pas être créées isolément, mais elles doivent être toujours associées à un contact individuel. Pour créer une opportunité, allez à la liste des contacts, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur le lien d'un contact, et ensuite sélectionnez l'option Créer Opportunité dans le menu contextuel.

Opportunités publiques et privées

Les opportunités peuvent être visibles pour tous les utilisateurs de la zone de travail (opportunités publiques) ou seulement pour l'utilisateur qui les a créées (opportunités privées).

Listes de Distribution

La liste de distribution est un ensemble arbitraire de Sociétés ou d'Individus. Vous pouvez avoir autant de listes différentes que vous le souhaitez.

Il y a trois types de listes de distribution :

  1. Listes Dynamiques
  2. Listes Statiques
  3. Listes Directes

Listes Dynamiques

Les listes dynamiques se basent sur des requêtes sur la table Individus. Les membres d'une liste de ce type sont extraits de la table Individus à chaque fois que la liste est appelée. Par conséquent, les membres d'une liste dynamique varient avec le temps au fur et à mesure que change la table Individus. Il n'est possible d'ajouter ni de supprimer des membres d'une liste dynamique, mais on peut les ajouter à la liste noire associée, comme nous l'expliquons plus loin.

Les listes dynamiques sont utiles lorsqu'il faut faire des envois récurrents où il n'est pas nécessaire de garder un historique des destinataires de chaque envoi.

Listes Statiques

De même que les listes dynamiques, les listes statiques sont basées sur des requêtes prédéfinies. La différence réside en ce que les membres d'une liste statique sont définis une fois et puis stockés séparément des tables Individus et Sociétés. C'est pourquoi les membres d'une liste statique demeurent inaltérés même si l'on modifie la table Individus ou la table Sociétés.

Parmi toutes les données concernant une Société ou un Individu, seulement son nom, e-mail et salutation sont mémorisés avec la liste. Les autres données qui peuvent être nécessaires –adresse postale, fax, etc.– sont toujours récupérées dynamiquement des tables base à chaque fois que l'on utilise la liste.

Les listes statiques sont utiles lorsqu'il faut faire un envoi et garder la liste de tous les destinataires contactés.

Listes Directes

Pour créer une liste directe, il faut charger les données directement depuis un fichier texte. Tandis que les membres des listes dynamiques ou statiques sont toujours des Contacts ou des Sociétés gérés par l'application, les membres d'une liste directe n'ont rien à voir avec les Contacts ou les Sociétés. C'est-à-dire, il n'est pas nécessaire de créer un Contact avec toutes ses données pour être en état de lui envoyer un e-mail, mais il peut être directement ajouté à une liste directe.

Les seules données que l'on peut charger pour les membres des listes directes sont l'adresse électronique, le nom et le prénom, et la salutation.

Les fichiers employés pour charger des listes directes doivent avoir un format spécifique. Chaque ligne doit avoir entre 1 et 4 champs.

Listes Noires

Chaque liste dynamique, statique ou directe a toujours une autre liste associée, appelée liste noire ou liste d'utilisateurs bloqués. Les listes noires ne sont jamais éditées directement, mais elles sont toujours associées à une liste blanche. Au moment de lancer les recherches pour les envois, les membres de la liste blanche figurant aussi dans la liste noire correspondante seront éliminés avant de les traiter.

Comment créer une liste dynamique ou statique

  1. Accédez à Gestion de Contacts à Listes.
  2. Cliquez sur le lien Nouvelle, et il apparaîtra l'Assistant Création de Listes.
  3. Choisissez le type de liste – Statique ou Dynamique.
  4. Passez à l'écran suivant et choisissez la requête base pour cette liste. S'il n'y a pas de requête idéale, on peut la créer depuis le lien Créer Nouvelle Requête. Après avoir créé la requête, retournez à l'Assistant, puis sélectionnez-la.
  5. Dans l'écran suivant, précisez l'adresse électronique de l'expéditeur, le nom qui apparaîtra dans la boîte de réception des destinataires, et l'adresse électronique de retour.
  6. Enfin, spécifiez un Sujet pour les mails et une Description pour la liste de distribution.

Comment créer une liste directe

Pour créer une liste directe, il faut charger un fichier texte délimité. Le fichier chargé doit contenir au moins une colonne avec l'adresse électronique du destinataire, car cette adresse sera employée comme critère primaire. Ce fichier peut contenir 3 autres colonnes avec le prénom, le nom et la salutation dans un ordre quelconque. Les colonnes doivent être séparées par des virgules ou par des points-virgules, chaque membre devant figurer dans une ligne différente.

  1. Accédez à Gestion de Contacts à Listes.
  2. Cliquez sur le lien Nouvelle, et il apparaîtra l'Assistant Création de Listes.
  3. Choisissez le type de liste Directe.
  4. Passez à l'écran suivant et précisez-y le caractère séparateur et l'ordre des colonnes dans le fichier texte.
  5. Dans l'écran suivant, précisez l'adresse électronique de l'expéditeur, le nom qui apparaîtra dans la boîte de réception des destinataires, et l'adresse électronique de retour.
  6. Enfin, spécifiez un Sujet pour les mails et une Description pour la liste de distribution.

Les états possibles d'un membre d'une liste

Voici les trois états possibles de chaque membre d'une liste :

  1. Activé. Ce membre appartient à la liste et peut recevoir des mails.
  2. Désactivé. Ce membre appartient à la liste, mais pour une raison ou pour une autre il a été désactivé (par exemple parce que son e-mail n'arrive pas à recevoir des messages).
  3. Bloqué. Ce membre appartient à la liste et son adresse électronique est valide, mais il a expressément demandé qu'on ne lui envoie aucun message.


Gestion de Projets

Projets

Le Projet est l'entité de base pour la gestion des tâches et des incidences sur hipergate. Les projets peuvent exister d'une façon autonome dans une Zone de Travail ou être attachés à une Société ou un Individu. Un Projet peut représenter la notion classique d'un ensemble séquentiel de tâches à accomplir, mais il peut représenter aussi d'autres choses, telles qu'un contrat d'assistance avec un client ou un travail à durée indéterminée de développement continu.

Liste vs. Arbre des Projets

On peut survoler les projets soit par la liste conventionnelle, soit au moyen de l'Arbre des Projets. Étant donné que les projets s'organisent hiérarchiquement en projets et sous-projets, il est souvent utile d'avoir une interface qui reflète cette structure.

Comment créer un projet

Les projets sont hiérarchiques et ils peuvent être logés les uns dans les autres.

Pour créer un projet, sélectionnez l'étiquette Projets, puis cliquez sur le lien Nouveau. Le formulaire création de projets sera alors affiché. À gauche il y a une liste hiérarchique de tous les projets disponibles, et à droite vous verrez les données de base du projet à créer. Vous devez sélectionner un projet parent à gauche, puis introduire le nom du nouveau projet, et ensuite cliquer sur Sauver. Si aucun projet parent n'est spécifié, un projet racine sera créé.

Comment changer le parent d'un projet

  1. Accédez à Gestion de projets à Projets.
  2. Cliquez sur le lien Arbre.
  3. Vous verrez alors l'arbre de tous les projets et sous-projets de la zone de travail actuelle.
  4. Sélectionnez dans l'arbre le projet souhaité.
  5. Dans la combo-box qui apparaîtra à droite, sélectionnez le nouveau parent et cliquez sur Sauver.

Comment attribuer un projet à un client

À condition que le module Gestion de contacts soit activé, les valeurs de consultation pertinentes seront affichées sur le formulaire Nouveau Projet, afin d'attribuer ce projet à une Société et à un Contact spécifiques.

Tâches

Les tâches sont toujours associées à un projet ou sous-projet.

Comment affecter des coûts à un projet ou sous-projet

Créez une tâche associée au projet ou sous-projet. Affectez un coût à cette tâche, puis sauvez-la.

Comment attribuer des ressources à un projet

Les ressources doivent être attribuées aux tâches des projets et non pas aux projets directement.

Les ressources attribuables aux projets ne sont attachées en aucune façon aux listes d'utilisateurs, employés ni contacts standard d'hipergate.

L'attribution des ressources aux tâches est purement déclarative ; il n'y a point de contrôle de chevauchement ou de surattribution.

Incidences

Les incidences, de même que les tâches, doivent être attribuées à un projet. De cette façon, on peut attacher indirectement une incidence à un client, en attribuant l'incidence à un projet, et ce projet à un client.


Disque Virtuel

Répertoire

Les catégories sont l'équivalent, dans le disque virtuel, des répertoires classiques du système d'exploitation. La différence réside en ce que, dans le cas présent, les catégories sont des conteneurs génériques pouvant contenir d'autres objets en dehors des fichiers. Les catégories se caractérisent aussi parce qu'elles admettent des étiquettes traduites en différentes langues ; cela signifie que chaque catégorie peut afficher des noms différents selon la langue choisie, ce qui permet de créer aisément des répertoires hiérarchiques multilingues.

Depuis le disque virtuel, les catégories comprennent deux types d'objets : des documents et des liens.

Comment survoler les catégories

L'exploration des catégories peut s'effectuer de deux manières, à savoir : depuis l'arbre situé à gauche ou en cliquant sur les liens affichés dans la partie droite de la page. Ces deux types d'exploration sont équivalents, mais l'arbre à gauche n'est pas automatiquement mis à jour lorsqu'on utilise l'autre type d'exploration.

L'arbre des catégories peut être énorme. Il a un seul nœud racine où sont placées toutes les catégories de l'ensemble des zones de travail. Cependant, chaque utilisateur ne voit par défaut que ses catégories personnelles, ainsi que les branches de catégories partagées pour son domaine et zone de travail.

Comment visualiser toutes les catégories

Connectez-vous en tant qu'administrateur au domaine SYSTEM, et allez à la Bibliothèque d'Entreprise. L'application reconnaît le domaine SYSTEM comme un domaine spécial, et donc elle affiche au moment d'entrer toutes les catégories de l'ensemble des domaines, au lieu d'afficher uniquement les catégories personnelles de l'utilisateur connecté, comme c'est le cas dans les autres domaines. En outre, le domaine SYSTEM affiche dans l'arbre les noms internes des catégories au lieu de ses étiquettes traduites en la langue du navigateur, comme c'est le cas dans le reste des domaines.

Comment créer une nouvelle catégorie

  1. Accédez à Bibliothèque d'Entreprise ¿ Répertoire.
  2. Déplacez-vous dans l'arbre situé à gauche jusqu'à la catégorie parent, et ensuite cliquez sur le lien Nouvelle.
  3. Alternativement, vous pouvez balayer les liens de contenus situés à droite, puis cliquer sur le lien Nouvelle Catégorie.
  4. Le formulaire création de catégories sera affiché.
  5. Vous devez alors introduire les étiquettes de traduction. Pour ce faire, cliquez sur l'icône ayant le symbole Å et, dans la combo-box inférieure gauche, sélectionnez la langue souhaitée pour l'étiquette.

F Lorsque vous attribuez des étiquettes à une catégorie, vous devez toujours spécifier une étiquette pour la langue actuellement prioritaire dans le navigateur Web ; autrement, vous pourriez avoir des difficultés à visualiser la catégorie dans l'arbre.

Comment supprimer une catégorie

Les catégories sont éliminées depuis le lien situé au-dessus de l'arbre d'exploration. Lors de la suppression d'une catégorie, tous ses objets enfants sont aussi supprimés.

Chercheur de fichiers et de liens

Pour trouver des sous-chaînes à l'intérieur du nom ou de la description d'un document/lien, vous pouvez utiliser la zone de texte située dans la partie supérieure droite de l'arbre d'exploration de catégories. La chaîne recherchée prend en compte les casses.

Pistage des versions d'un document

La Bibliothèque d'Entreprise permet de garder un historique des versions pour chaque document. De fait, tous les documents sont versionnés en interne même si aucune version n'est explicitement précisée. Chaque version est identifiée par une étiquette que l'on attache lors du premier téléchargement du document. Dans la liste des contenus de chaque catégorie, seule la version du document le plus récemment téléchargée est affichée.

 


Production de Contenus

Documents basés sur des modèles

Les documents basés sur des modèles (template-based) peuvent être de 2 types : mono-page (Newsletters et d'autres Documents) ou multi-page (sites Web).

Les modèles sont des feuilles de style XSL que l'application incorpore déjà préchargées. On ne peut pas créer de nouveaux modèles depuis l'application même, or il existe une méthode bien définie pour créer des modèles à partir de fichiers HTML ordinaires.

Comment créer un nouveau document

Au moment d'accéder au module Production de Contenus, une fiche Documents apparaît, où il est possible de créer des Newsletters (Nouveau Document) et des Sites Web (Nouveau Site Web). 

Cliquez sur l'une des deux options disponibles et vous verrez une fenêtre de Création en deux étapes. Dans la première fenêtre (Étape 1), vous devez sélectionner le type de document que vous voulez créer (modèle), la langue, et facultativement remplir un champ commentaire. Appuyez ensuite sur le bouton Suivant, et le document sera automatiquement créé. 

La fenêtre suivante (Étape 2) vous offre la possibilité de télécharger dans le serveur Web des fichiers d'images qui seront disponibles plus tard pour être intégrés au modèle. Lorsque vous aurez sélectionné les fichiers graphiques souhaités, appuyez sur le bouton Terminer.

La fenêtre sera alors fermée et vous verrez dans l'écran la liste des documents, y compris celui que vous venez de créer. Depuis cette fenêtre vous pourrez effectuer plusieurs opérations avec ce nouveau document : éditer, supprimer, voir ses propriétés, pré-visualisation et programmer un envoi (pour les Newsletters).

Édition d'un document

Édition de Newsletters

Pour éditer un document, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur le document souhaité dans l'écran Liste de documents, puis choisissez l'option Éditer. Une nouvelle fenêtre sera affichée, où vous verrez le document accompagné de l'écran flottant Édition. Depuis ce dernier on peut effectuer les opérations suivantes : 

Ajouter un nouveau bloc d'information

Cliquez sur l'option Nouveau dans le Panneau de Contrôle. Ceci ouvre une nouvelle fenêtre où vous devez spécifier le type de bloc que vous allez éditer. Une fois sélectionné le type de bloc d'information que vous voulez ajouter, vous pourrez le modifier dans l'écran Édition qui sera affiché.

Éliminer des blocs d'information existants

Dans le Panneau de Contrôle, sélectionnez les blocs que vous voulez supprimer en cochant les checkboxes correspondantes, puis cliquez sur l'option Éliminer.

Changer le style

L'option Style dans le Panneau de Contrôle permet de changer la gamme chromatique et la typographie du document.

Éditer un bloc d'information

Au moment de créer un nouveau bloc d'information ou d'éditer un bloc existant, la fenêtre Édition de Bloc d'Information est affichée, où l'on peut trouver :

FLe cas typique d'utilisation consiste à éditer le bloc d'information, compléter les textes, compléter les images et, enfin, appuyer sur le bouton Sauver de la barre de boutons. Après ces opérations, la fenêtre Édition sera fermée et le document sera régénéré pour afficher les modifications.

Insérer des données variables (personnalisées)

Dans la newsletter, vous pouvez entrer des valeurs personnalisées dans les champs de texte. Ces informations sont prises de la base de données et remplacées lors de chaque envoi programmé en fonction du destinataire. La table suivante montre les champs insertables et leurs effets :

Champ variable

Description

Effet

Prénom

Prénom du destinataire de la newsletter

Au moment d'envoyer la newsletter, le code saisi {#Valeur.Prénom} est remplacé par le prénom du destinataire.

Nom

Nom du destinataire de la newsletter

Au moment d'envoyer la newsletter, le code saisi {#Valeur.Nom} est remplacé par le nom du destinataire.

Courrier électronique

Adresse électronique du destinataire de la newsletter

Au moment d'envoyer la newsletter, le code saisi {#Valeur.Email} est remplacé par l'adresse électronique du destinataire.

Date

Date actuelle

Au moment d'envoyer la newsletter, le code saisi {#Valeur.Date} est remplacé par la date du système au moment de l'envoi.

Heure

Heure actuelle

Au moment d'envoyer la newsletter, le code saisi {#Valeur.Heure} est remplacé par l'heure du système au moment de l'envoi.

FBien que l'éditeur de blocs d'information permette d'insérer des champs variables tant dans les newsletters que dans les sites Web, cette fonctionnalité n'est applicable qu'à la newsletter, car c'est le seul type de document susceptible d'être programmé pour son envoi à une liste de distribution.  

Édition de sites Web

L'édition de sites Web partage toutes les opérations de l'édition de Newsletters, qui sont disponibles pour chacune des pages du site Web. Dans le cas présent, vous trouverez en outre les options suivantes :

Créer une nouvelle page

Pour ajouter une nouvelle page au site Web, cliquez sur l'option Nouvelle Page contenue dans le menu supérieur de l'écran Édition. Une fenêtre sera alors affichée, où vous devez préciser le nom/ l'étiquette pour cette page, et ensuite choisir le type de conteneur que vous allez utiliser dans cette page.

Supprimer la page actuelle

Cliquez sur l'option Éliminer Page pour supprimer la page Web que vous êtes en train d'éditer.

Sélectionner la page à éditer

Pour changer la page à éditer, sélectionnez dans la combo-box la page souhaitée, puis cliquez sur l'option Éditer Page.

Page de ressources partagées

Les sites Web peuvent inclure une page de ressources partagées. Il s'agit d'un regroupeur de ressources qui peuvent être référenciées depuis toutes les pages de votre site Web. Vous pouvez ajouter ou éliminer des ressources partagées en sélectionnant la page pertinente dans la combo-box et en cliquant ensuite sur l'option Éditer Page.

FCette page se différencie des autres surtout parce qu'elle n'est pas visible directement depuis le site Web. Elle n'est visible qu'en mode édition et permet d'éditer le menu d'étiquettes de navigation du site Web. Pour ajouter de nouvelles étiquettes, vous devez éditer dans le Panneau de Contrôle le bloc d'information Menu. Vous pouvez ajouter de nouveaux éléments de menu et attribuer des liens hypertexte aux pages du site Web.

Programmer un envoi de newsletter

En cliquant avec le bouton droit de la souris sur une newsletter dans la liste principale, l'option Programmer Envoi est affichée. Ceci ouvre une nouvelle fenêtre où vous suivrez les pas suivants pour programmer votre e-mailing : 

  1. Tout d'abord, choisissez la liste de distribution à laquelle la newsletter sera adressée.
  2. Ensuite, confirmez la newsletter et la liste des destinataires. Un résumé de l'opération d'envoi programmée sera affiché, où vous pouvez taper une description, préciser la date d'envoi souhaitée, indiquer si vous voulez inclure les images dans le message ou les laisser sous la forme de liens absolus.

FAprès avoir cliqué sur Terminer dans la fenêtre Programmer Envoi, la newsletter est régénérée et la demande d'envoi est mise en file d'attente. Vous pouvez visualiser la newsletter résultante, soit en éditant cette tâche dans l'écran Tâches programmées et cliquant ensuite sur le Document à Envoyer, soit depuis la liste de documents, en sélectionnant Pré-visualisation dans le menu flottant du document Newsletter.